Singaraja, koranbuleleng.com| Dinas Arsip dan Perpustakaan Daerah memiliki niat untuk membangun Depo Arsip sebagai tempat penyimpanan arsip yang dikategorikan vital. Hanya saja, keinginan tersebut pun membutuhkan anggaran yang besar, sehingga Dinas Arsip dan Perpustakaan mengajukan permohonan ke Pemerintah Pusat.
Penyimpanan arsip merupakan kegiatan penataan arsip secara sistematis untuk mempermudah dalam proses pencarian balik arsip, termasuk arsip vital. Arsip dapat dikatakan sebagai nafas kehidupan organisasi, jadi perlu disimpan dengan sistem yang baik.
Di Lingkup Pemerintah Kabupaten Buleleng, selama ini arsip-arsip tersebut disimpan oleh masing-masing Organisasi Perangkat daerah (OPD). Walaupun ada beberapa diantaranya yang menyimpan arsip organisasinya di luar gedung namun berada di lingkungan organisasi pencipta arsip.
Namun faktanya, system penyimpanan seperti itu memiliki ancaman dari peristiwa-peristiwa force meyour. Lihat saja pada peristiwa kerusuhan di Kabupaten Buleleng tahun 1999 silam. Saat itu, terjadi aksi pembakaran terhadap gedung kantor serta fasilitas pemerintahan.
Akibatnya, hampir seluruh arsip vital milik Pemkab Buleleng musnah. Berdasarkan pengalaman hal itulah, Dinas Arsip dan Perpustakaan Daerah memiliki keinginan untuk mebangun sebuah Depo Arsip sebagai tempat penyimpanan arsip yang dikategorikan vital.
Kepala Dinas Arsip dan Perpustakaan Kabupaten Buleleng I Putu Artawan menjelaskan, system penyimpanan arsip vital milik pemkab Buleleng memang harus memanfaatkan Depo Arsip.
Menurutnya, Depo atau Ruang penyimpanan arsip vital harus terhindar dari kemungkinan-kemungkinan serangan kebakaran, air seperti Banjir, Atap bocor, serangga, ataupun dari bahaya manusia. Sehingga tempat penyimpanan arsip haruslah kuat, kering, terang dan berventilasi baik.
Hanya saja, jika melihat dari kemampuan keuangan daerah, hal tersebut sulit diwujudkan. Namun demikian, keinginan Pembangunan Depo juga gayung bersambut dengan rencana Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI) ingin membuka Arsip Nasional di Buleleng. Hanya saja, Ia belum bisa memastikan kapan rencana itu akan direalisasikan.
“Untuk mengantisipasi force mayor sementara masih sulit, karena sarana prasarana lembaga kearsipan kurang. Kebetulan ada keinginan Pusat ingin membuka arsip nasional di Buleleng, mudah mudahan Depo yang dibangun bisa kita manfaatkan untuk penyimpanan arsip. Cuma belum tahu kapan itu rencananya,” Jelasnya.
Disisi lain, untuk meningkatkan tata kelola kearsipan, Pemkab Buleleng telah mencanangkan Gerakan Nasional Sadar Tertib Arsip (GNSTA). GNSTA adalah gerakan yang dipelopori oleh Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI), dan telah mendapat dukungan dari Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi, Asman Abnur.
Menurut Putu Artawan, dalam pembentukan GNSTA, ada tiga pilar yang menjadi tujuan yakni, membangun kesadaran pentingnya mengelola arsip, membangun penyelenggaraan tertib arsip, menyelamatkan arsip di seluruh lembaga.
Melalui penandatanganan kinerja bagi OPD maupun Desa, akan memberikan motivasi untuk dilaksanakan. Sehingga tidak ada alasan, untuk tidak mengelola arsipnya dengan baik.
“Nantinya arsip yang menjadi ciptaannya ditata dengan bagus, sesuai dengan klasifikasi, pemberkasan, disimpan, dan diawasi, termasuk jika dilakukan pemindahan atau pemusnahan. Kalau arsip yang tidak memiliki nilai bisa dilakukan pemusnahan. Selama ini kan tidak, lebih banyak arsip itu musnah dengan sendirinya karena rusak,” tegasnya.
Sementara itu, Wakil Bupati Buleleng dr. I Nyoman Sutjidra mengatakan, GNSTA ini merupakan gerakan yang sangat baik karena arsip juga merupakan bukti otentik jika ada hal-hal yang tidak diinginkan.
Menurutnya, dengan Gerakan ini juga bisa mewujudkan transparansi dalam sebuah program pembangunan yang dilakukan oleh Pemerintah. Ia mengaku telah memerintahkan semua OPD, Kecamatan, dan Desa untuk memiliki arsip yang baik.
“Sekarang arsip sudah menggunakan sistem elektronik jadi data sudah tersimpan di computer masing-masing sehingga lebih mudah mengakses jika ada yang memerlukan data kearsipan,” imbuhnya.
Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Dr. Mustari Irawan mengatakan, Gerakan Nasional Sadar Tertib Arsip ini sebagai upaya untuk meningkatkan kesadaran dan komitmen terhadap pentingnya pengelolaan arsip.
Sehingga GNSTA perlu dilakukan di seluruh Pemerintah Daerah dengan harapan arsip dapat membantu masalah yang dihadapi oleh Bangsa, baik pada masa kini maupun ada masa yang akan datang. Terlebih lagi, keberadaan arsip secara nyata dan berkelanjutan dapat memberikan dukungan dan kelancaran terhadap seluruh proses manajemen organisasi.
“Kami berupaya supaya masyarakat secara luas mencanangkan GNSTA dengan harapan seluruh SKPD memperhatikan pengelolaan arsipnya dengan baik dalam arti prinsip-prinsip an kaidah kearsipan yang dikeluarkan ANRI,” Ujarnya.
Pencanangan Gerakan Nasional Sadar Tertib Arsip (GNSTA) di Pemkab Buleleng ini diselenggarakan di Hotel Banyualit, Lovina dan dibuka oleh Kepala ANRI Dr. Mustari Irawan, Kamis, 24 Mei 2018.
Pencanangan GNSTA ini dihadiri Wakil Bupati Buleleng dr. I Nyoman Sutjidra, Forum Komunikasi Pimpinan Daerah Kabupaten Buleleng, Camat se-Kabupaten Buleleng, Pimpinan OPD lingkup Pemkab Buleleng, serta seluruh Kepala Desa dan Lurah se Buleleng. Pembukaan GNSTA ditandai dengan penandatanganan komitmen sadar arsip dan sosialisasi penyelenggaraan kearsipan dan pemukulan gong. |RM|
