Penulis : I Ketut Suweca
“Manajemen”, sebuah kata atau istilah yang seringkali kita dengar dan gunakan dalam berorganisasi? Orang menterjemahkan istilah manajemen dengan pengelolaan atau bahkan dengan merujuk pada unsur pimpinan dalam organisasi. Tetapi, apa sesungguhnya arti manajemen menurut ahli?
Hikmat mengatakan bahwa manajemen adalah ilmu dan seni mengatur proses pemanfaatan sumber daya manusia secara efektif yang didukung oleh sumber-sumber daya lainnya dalam suatu organisasi untuk mencapai tujuan tertentu.
George R. Terry mendefinisikan manajemen sebagai suatu proses yang khas, terdiri atas tindakan-tindakan perencanaan, pengorganisasian, penggerakan dan pengendalian yang dilakukan untuk menentukan serta mencapai sasaran melalui pemanfaatan sumber daya manusia dan sumber daya lainnya.
Dari dua definisi di atas jelaslah bahwa manajemen adalah ilmu dan seni yang meliputi perencanaan, pengorganisasian, penggerakan, dan pengawanan, dengan memanfaatkan sumber daya manusia dan sumber daya lainnya untuk mencapai tujuan organisasi.
Dalam konteks organisasi olahraga, maka manajemen organisasi olahraga adalah segala kegiatan yang menyangkut perencanaan, pengorganisasian, penggerakan, dan pengawasanyang dilakukan pada organisasi olahraga dengan menggunakan sumberdaya yang tersedia untuk mencapai tujuan organisasi.
Berawal dari Perencanaan
Perencanaan (planning) dirumuskan dengan mengajukan sejumlah pertanyaan yang harus dijawab, yakni:
- Apa yang harus dikerjakan?
- Mengapa harus dikerjakan?
- Di mana harus dilakukan?
- Siapa yang melakukan?
- Kapan harus dilakukan?
- Bagaimana cara melakukannya?
Perencanaan yang gagal dan tidak bisa dipedomani karena pada saat penyusunannya tidak mempertimbangkan berbagai hal yang terkait, baik kondisi internal organisasi maupun eksternal.
Internal, misalnya, sumber daya yang tersedia, sedangkan eksternal misalnya institusi luar yang seharusnya dilibatkan dan lingkungan sosial yang melingkupinya.
Secara sepintas dapat dikatakan bahwa perencanaan yang dilakukan oleh organisasi olahraga pada umumnya sudah berjalan dengan relatif baik, semuanya mengarah pada kinerja organisasi yang optimal.
Namun, ada beberapa hal yang perlu menjadi catatan atau perhatian dalam menyusun perencanaan organisasi olahraga, yakni:
Pertama, hendaknya perencanaan disusun berdasarkan anggaran yang tersedia. Kedua, seyogianya perencanaan disusun dengan memperhatikan sumber daya organisasi, antara lain pendanaan, sumber daya manusia, ketersediaan sarana prasarana, dan aturan yang mendasari.
Ketiga, perencanaan organisasi olahraga hendaknya disusun secara realistis tapi cukup menantang untuk dicapai.
Menjalankan Fungsi Pengorganisasian
Fungsi kedua manajemen adalah pengorganisasian (organizing). Pengorganisasian bersifat dinamis, sedangkan organisasi bersifat statis, yang di dalamnya ada struktur organisasi. Lalu, apa yang dimaksud dengan pengorganisasian?
M. Manullang mengatakan bahwa pengorganisasian sebagai proses penetapan dan pembagian pekerjaan yang akan dilakukan, pembatasan tugas-tugas atau tanggung jawab dan wewenang dan penetapan hubungan antara unsur-unsur organisasi sehingga memungkinkan orang-orang dapat bekerja bersama-sama seefektif mungkin untuk pencapaian tujuan.
Menurut penulis, dalam manajemen organisasi olahraga ada beberapa hal yang penting diperhatikan hal-hal sbb.:
- Setiap orang dalam organisasi mempunyai tugas pokok jelas.
- Setiap orang dalam organisasi memahami uraian tugas (job description) dengan baik.
- Setiap orang mengetahui hubungan atau kaitan tugas dan kewenangannya dengan dengan tugas dan kewenangan rekannya dalam organisasi
- Setiap orang melaksanakan tugas dengan baik sesuai dengan job description-nya.
- Setiap pekerjaan dalam organisasi olahraga dipastikan sudah ada yang menangani. Tidak ada pekerjaan yang tidak ditangani.
Menggerakkan Organisasi Olahraga, Tanggung Jawab Siapa?
Setelah membuat perencanaan dan menempatkan orang-orang dan sumber daya lainnya di dalam organisasi, fungsi berikutnya adalah menggerakkan organisasi (actuating).
Menurut George R. Terry, penggerakan adalah upaya untuk membuat semua orang atau kelompok agar mau bekerjasama dan bekerja secara ikhlas serta bergairah untuk mencapai tujuan sesuai dengan perencanaan.
Untuk menggerakkan organisasi, diperlukan kemampuan kepemimpinan (leadership), termasuk di dalamnya kemampuan memotivasi dan berkomunikasi. Pemimpin yang andal akan mampu memotivasi anggota untuk bergerak bersama-sama mencapai tujuan organisasi.
Kepemimpinan yang efektif akan mampu menjalankan tugas komunikasi, baik di internal organisasi maupun dengan pihak eksternal.
Dalam hal menggerakkan organisasi olahraga, pemimpin organisasi olahraga, baik ketua maupun wakil ketua (jika ada), seyogianya aktif menggerakkan organisasi yang dipimpinnya. Ia tak boleh acuh tak acuh (tidak mau tahu) terhadap organisasi yang dipimpinnya.
Selanjutnya, harus disadari bahwa kinerja organisasi harus dipertanggungjawabkan baik secara internal maupun eksternal, khususnya kepada KONI sebagai lembaga yang menaunginya dan lembaga terkait.
Yang terakhir tapi tak kalah pentingnya adalah laporan pertanggungjawaban yang disampaikan hendaknya tepat waktu dan tepat isi dan jumlahnya. Ini menjadi tanggung jawab pimpinan organisasi.
Jangan Lupakan Fungsi Pengawasan
Pengawasan (controlling) merupakan bagian penting dari fungsi manajemen. Harold Koozt menyebutkan pengawasan atau pengendalian sebagai kegiatan pengukuran dan perbaikan terhadap pelaksanaan kerja agar rencana-rencana yang telah dibuat untuk mencapai tujuan organisasi dapat terselenggara.
Untuk tujuan pengendalian atau pengawasan ini, harus ada sejumlah hal sbb.:
- Rencana kerja yang berisi target/standar.
- Hasil pelaksanaan kegiatan.
- Pengukuran dengan membandingkan target/standar dengan hasil pelaksanaan.
- Penilaian kinerja kegiatan
- Tindak lanjut berupa perbaikan.
Terkait ini, ada beberapa hal yang perlu mendapat perhatian dalam pelaksanaan pengawasan dalam organisasi olahraga, yakni pengawasan hendaknya dilakukan secara rutin dan insidental yang dilakukan secara internal oleh unsur pimpinan organisasi.
Selanjutnya, pengawasan dapat juga dilakukan oleh pihak eksternal organisasi olahraga, misalnya oleh KONI setempat dan lembaga yang berkaitan langsung maupun tidak langsung terhadapnya.
Menuju Manajemen Organisasi Olahraga yang lebih Baik
Untuk mencapai kemajuan demi kemajuan dalam manajemen organisasi olahraga, maka perlu dilakukan hal-hal sebagai berikut.
Pertama, harus ada niat dan semangat untuk meningkatkan manajemen organisasi olahraga, baik unsur pimpian maupun anggota.
Kedua, melaksanakan fungsi-fungsi manajemen, yaitu perencanaan, pengorganisasian, penggerakan (kepemimpinan dan motivasi), dan pengendalian dengan baik.
Ketiga, meningkatkan kerjasama antarpengurus, pelatih, dan anggota atau atlet untuk mencapai tujuan organisasi.
Keempat, menghindari pengelolaan manajemen organisasi dengan pola “manajemen dagang sate” atau “one man show”. Hal ini sama sekali tidak baik bagi kemajuan organisasi olahraga.
Itulah pandangan penulis dalam rangka penataan manajemen organisasi olahraga. Penataan ini mesti dilakukan secara berkesinambungan untuk mencapai kemajuan demi kemajuan yang bermakna. Organisasi olah raga yang dimanajemeni dengan baik akan mampu membawa para anggotanya, terutama para atletnya, meraih prestasi terbaiknya. (*)
Tentang Penulis : Dr. Drs. I Ketut Suweca, M.Si adalah pencinta dunia literasi, kini mengajar di Prodi Manajemen Ekonomi STAH Negeri Mpu Kuturan Singaraja.
